E-facturatie en Peppol in België

Stuur je nog een klassieke pdf? Dan kan het gebeuren dat een klant die factuur niet meer accepteert. Sommige boekhoudsystemen verwerken namelijk alleen nog gestructureerde e-facturen. Dat klinkt misschien als extra administratie. Toch ervaren veel zelfstandigen net het tegenovergestelde. Minder knip-en-plakwerk. Minder typefouten. En vaak ook sneller betaald.

Kort gezegd: factureren verandert. Maar als je het goed aanpakt, wordt je administratie er juist eenvoudiger door.

Wat is e-facturatie precies? #

E-facturatie betekent dat je facturen digitaal en gestructureerd verstuurt. Dat verschil lijkt klein. Toch verandert het veel. Een klassieke pdf-factuur werkt eigenlijk als een foto van een document. De cijfers staan er wel op, maar software begrijpt niet altijd alles automatisch. Daarom moet iemand de factuur vaak nog manueel inboeken.

Bij een e-factuur gebeurt iets anders. De gegevens zitten in een gestructureerd bestand. Denk aan:

• klantgegevens
• btw-nummer
• factuurlijnen
• bedragen
• btw-tarieven

De boekhoudsoftware van je klant leest die informatie meteen uit. Gevolg: niemand hoeft nog bedragen over te typen. Gedaan met typefouten.

Wat is Peppol eigenlijk? #

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Een hele mond vol. In de praktijk werkt het eenvoudiger. Zie Peppol als een veilig netwerk voor bedrijfsdocumenten. Een beetje zoals e-mail, maar dan speciaal gemaakt voor facturen.

Wanneer jouw software verbonden is met Peppol:

• stuur je facturen rechtstreeks naar de software van je klant
• komen facturen automatisch in hun boekhouding terecht
• raken documenten minder snel kwijt

Vergelijk het met online bankieren. Vroeger bracht je overschrijvingen naar de bank. Vandaag regel je alles digitaal. Met facturen gebeurt nu ongeveer hetzelfde.

Hoe werkt e-facturatie in de praktijk? #

Het proces lijkt sterk op je huidige facturatie. Alleen de verzending verandert.

Een typisch voorbeeld:

1. Je maakt een factuur in je software.
2. De klant staat geregistreerd op het Peppol-netwerk.
3. Je verzendt de factuur via Peppol.
4. De software van je klant ontvangt en verwerkt de factuur automatisch.

Met Moneybird is dit een fluitje van een cent. Je verstuurt en/of ontvangt facturen rechtstreeks via Peppol, je administratie loopt soepel en je bent meteen volledig in orde met de Belgische regels.

Voor wie geldt de verplichting precies? #

De regel is vrij duidelijk. Factureer je als onderneming aan een andere onderneming in België, dan moet je met e-facturen via Peppol werken.

De verplichting geldt onder meer voor:

• Belgische btw-plichtige ondernemers, zowel in hoofdberoep als bijberoep
• eenmanszaken
• vennootschappen
• vzw’s die btw-plichtig zijn

Hoe werkt de tolerantieperiode van drie maanden in 2026? #

We zijn nu in 2026 en de verplichting om e-facturen via Peppol te gebruiken is officieel van start gegaan op 1 januari. De tolerantieperiode van drie maanden biedt geen uitstel van de verplichting zelf, maar geeft bedrijven wat ademruimte om alles correct in te richten.

Tijdens deze periode kijkt de fiscus vooral naar je inspanningen. Wie actief bezig is met de overstap, krijgt meestal tot eind maart de tijd om problemen op te lossen, zoals:

• Peppol activeren in je facturatiesoftware
• Wachten op een update van je softwareleverancier
• Technische issues die buiten jouw controle liggen

Wie niets onderneemt of bewust blijft factureren zoals voorheen, kan geen beroep doen op de tolerantie. Actief werken aan je e-facturatie is dus de sleutel om eventuele problemen met boetes te vermijden.

Wat als je de regels negeert? #

Blijf je hardnekkig pdf-facturen sturen terwijl e-facturatie verplicht is, dan kan de fiscus administratieve boetes opleggen. De bedragen stijgen naarmate de overtreding zich herhaalt: