Wouter de Ruyck - RedBit

Toen Wouter RedBit overnam, gebruikte het bedrijf nog een eigen facturatiesysteem. “Dat werkte, maar was te beperkt,” vertelt hij. “Er ontbraken zaken en rapportages maken was haast onmogelijk. Dus heb ik alle gegevens overgezet naar Moneybird.”

Alles op één plek

Of het nu gaat om inkomende of uitgaande facturen, Wouter weet precies waar hij moet kijken. “Vroeger werkte ik met Word en Excel. Dan had ik ergens een lijstje van wie ik moest factureren, een apart document met facturen, en moest ik inloggen op de bank om te kijken of er al betaald was. Nu is dat allemaal geautomatiseerd.”

Facturen die hij per mail ontvangt, stuurt hij door naar het speciale Moneybird-adres. Bonnetjes scant hij met de app. “Het verdwijnt dan meteen op de juiste plek. Geen gedoe meer met mappen of papieren. Alles zit centraal. Als een klant belt met een vraag over een factuur, heb ik die binnen een paar seconden voor me.”

Automatisch en efficiënt #

Vooral de automatische processen besparen hem veel tijd. “Herinneringen worden automatisch verstuurd. De bankkoppeling zorgt dat betalingen direct gematcht worden. De eerste vijftig dagen hoef ik niets te doen, en daarna weet ik precies wanneer ik in actie moet komen.”

Ook offertes verlopen soepeler. “Ons personeel maakt zelf offertes aan, stuurt die naar klanten en zodra ze digitaal goedgekeurd zijn, weten we dat we kunnen factureren. Dat hele proces is zoveel eenvoudiger geworden.” Daarnaast heeft Wouter meer dan 100 recurrente facturen. “Als er geen Moneybird zou zijn, is dat waar ik dan vooral mee zou struggelen. Dat is eigenlijk één keer aangeven en dan is het geregeld. Hoef je er verder nooit meer naar om te kijken." 

Inzicht en controle #

Hoewel Wouter voor de officiële boekhouding ook samenwerkt met een boekhouder, gebruikt hij de rapportages van Moneybird om grip te houden. “Ik zie welke klanten nog openstaan, hoe lang facturen openstaan en waar onze kosten zitten. Zo weet ik hoe het bedrijf ervoor staat, zonder te wachten op kwartaalcijfers.”

Sinds kort maakt hij ook gebruik van Peppol, het Europese netwerk voor e-facturatie. “Inkomende facturen komen nu automatisch binnen in Moneybird. Dat scheelt weer een handeling. Vanaf 2026 wordt het in België verplicht, dus het is fijn dat het nu al goed werkt.”

Ik verlies geen tijd meer aan administratie. Alles zit op één plek

Meer ruimte voor groei #

De grootste winst? “Tijd. En dus focus. Ik kan me weer bezighouden met waar ik goed in ben: klanten helpen, nieuwe markten verkennen, het bedrijf laten groeien. Zonder Moneybird zou ik verdrinken in de administratie – vooral door die complexe, jaarlijks terugkerende facturen die we hebben. Nu is dat allemaal geregeld.”

De eenvoud telt #

Wouter beveelt Moneybird geregeld aan bij anderen. “Vooral vanwege de eenvoud en de scherpe prijs. Voor kleine én groeiende bedrijven is het een logische keuze. Alles werkt intuïtief, en je wint er gewoon veel tijd mee.”