Het nieuwe overzicht komt stap voor stap beschikbaar voor alle kantoren. Daarom ziet nog niet iedereen het. Je kunt het niet zelf aanzetten. Zie je in 'Mijn kantoor' nog de tabbladen Activiteit, Samenwerking en Beheer? Dan werk je nog met het oude overzicht. Lees in dat geval Klanten en administraties beheren in 'Mijn kantoor'.
In 'Mijn kantoor' zie je in het nieuwe overzicht snel welke administraties aandacht nodig hebben. Je deelt administraties in per klantgroep en per verantwoordelijke. Elke administratie heeft een eigen detailpagina met taken en notities die alleen je kantoor ziet.
Weergaven en filters
Onder Administraties kies je een weergave. Elke weergave toont de kolommen die erbij horen. Er zijn zes weergaven:
Alle administraties
Btw
Nog te verwerken
Openstaande taken
Uitgenodigd
Vergrendelde periode
Standaard zie je 'Alle administraties', 'Nog te verwerken', 'Openstaande taken' en 'Uitgenodigd'. Klik op 'Weergaven beheren' (het plusteken naast de weergaven) om weergaven toe te voegen of de volgorde te wijzigen. Deze keuze geldt alleen voor jou.
Je filtert op 'Periode', 'Verantwoordelijke' en 'Klantgroep'. Bij Periode kies je een vaste periode, zoals 'Dit kwartaal', of je selecteert een begin- en einddatum in de kalender. Met het zoekveld zoek je op de naam van een administratie. Typ `/` om direct naar het zoekveld te gaan. Wissel je van weergave, dan blijven je filters staan.
Administraties indelen
Om te filteren geef je een administratie een klantgroep en een verantwoordelijke. Een verantwoordelijke is de medewerker die de klant behandelt. Dit kan op drie plekken:
Als je een nieuwe administratie toevoegt, kies je direct de klantgroep en de verantwoordelijke.
Op de detailpagina van een administratie kiest een eigenaar van het kantoor de verantwoordelijke. Open het tabblad Toegang en klik op 'Bewerken'.
Wil je veel administraties tegelijk indelen? Selecteer de administraties in het overzicht en kies 'Toevoegen aan klantgroep' of 'Verantwoordelijke toevoegen'. Dit kan alleen een eigenaar van het kantoor.
Een medewerker wordt alleen verantwoordelijk voor administraties waar die toegang toe heeft. Klantgroepen maak je eerst aan via Gebruikersaccount > Mijn kantoor > Instellingen > Klantgroepen. Lees meer in Klantgroepen in sjablonen.
De detailpagina van een administratie
Klik in het overzicht op een administratie om de detailpagina te openen. Daar vind je vier tabbladen:
Overzicht: wat er openstaat, zoals transacties om te koppelen. Je ziet hier ook de vastgezette kantoornotities en het abonnement.
Taken en notities: de openstaande taken voor het kantoor en voor de administratie, en de kantoornotities.
Gegevens: de bedrijfsgegevens, de eigenaren en het abonnement.
Toegang: wie van je kantoor toegang heeft, en sinds wanneer.
Een taak rond je af met het vinkje ervoor. De taak verdwijnt dan uit de lijst. Klik op 'Ongedaan maken' om de taak terug te zetten. Een nieuwe taak voeg je toe in de administratie zelf, bijvoorbeeld bij een factuur. Lees hoe in Notities of taken toevoegen.
Kantoornotities
Kantoornotities zijn notities over een klant voor je collega's in het kantoor. Je
beschrijft ze op de detailpagina van de administratie in 'Mijn kantoor', op het tabblad 'Taken en notities'.
Kantoornotities staan los van de notities in de administratie zelf, zoals een notitie bij een factuur. Je klant ziet kantoornotities nooit. Ze komen niet in de administratie van je klant, ook niet via de API of een export. Omgekeerd zie je notities uit de administratie niet tussen de kantoornotities.
Klik op 'Vastzetten' om een belangrijke notitie bovenaan te zetten. De notitie staat dan ook op het tabblad Overzicht. Met 'Losmaken' haal je hem er weer af.
Een eigenaar van het kantoor ziet de notities van alle klanten. Een medewerker ziet alleen de notities van klanten waar die toegang toe heeft.
Feedback geven
Mis je een weergave? Klik op 'Weergaven beheren' en daarna op 'Geef feedback!'. Op de detailpagina klik je bovenaan op 'Feedback geven'.
Lees ook de artikelen die gelden voor het oude en het nieuwe overzicht:
Boekhoudkantoor: je kantoor aanmaken en medewerkers uitnodigen.
Klantgroepen in sjablonen: klantgroepen aanmaken en koppelen aan takenlijstsjablonen.
Takenlijsten in 'Mijn kantoor': takenlijsten centraal beheren voor je klanten.
Sjabloon-administraties in 'Mijn kantoor': een rekeningschema klaarzetten voor nieuwe administraties.