- Administratie
- Leestijd: 3 minuten
Factuur opmaken in België: wat mag je niet vergeten?
Je hebt je werk gedaan, de klant is tevreden, je stuurt de factuur. En dan … stilte. Je belt. “Sorry, we kunnen niet betalen. De fiscus weigert onze btw-aftrek door jouw factuur.” Je mond valt open. Want jij deed toch gewoon je werk?
Dit scenario speelt vaker dan je denkt. Een gemiste vermelding, een vage omschrijving of simpelweg een factuur die na 1 januari 2026 in pdf-formaat toekomt. Binnen de kortste keren zit jij met een boete en een klant die zijn portemonnee dichtknijpt. Geen zorgen: met een handvol aanpassingen voorkom je dat gedoe. We nemen je mee langs de spelregels. Wat moet er verplicht op je factuur? Hoe bereid je je voor op e-facturatie?
Wat ontbreekt er stiekem op jouw factuur? #
Een factuur is meer dan een betaalverzoek. Het is je bewijs dat je werk geleverd hebt. En voor je klant is het bewijs om btw terug te vorderen. Ontbreekt er iets? Dan kan hij fluiten naar zijn aftrek. En jij naar je centen. Gelukkig valt het aantal verplichte velden (opent in nieuw tabblad) best mee. Check gerust even of jij ze allemaal gebruikt:
Jouw gegevens
- Je bedrijfsnaam of handelsnaam
- Je adres
- Je btw-nummer: ja, die met BE0 …
Gegevens van je klant
- Naam en adres.
- Werk je met een bedrijf? Dan vermeld je ook zijn btw-nummer.
Uniek factuurnummer
- Opeenvolgend en zonder gaten. Denk aan 2026/001, 2026/002, …
- Overslaan mag niet. De fiscus telt mee.
Factuurdatum
- De dag waarop je de factuur verstuurt.
- Vanaf 1 januari 2026 is die datum cruciaal: ze bepaalt of je verplicht een e-factuur moet sturen.
Wat leverde je precies?
- Wees specifiek. Heel specifiek.
- “IT-diensten” is te vaag. “Implementatie CRM-systeem incl. datamigratie” is wel oké.
- Voor goederen: vermeld het aantal, de eenheidsprijs en een duidelijke omschrijving. Geen “diversen”, tenzij je houdt van discussie achteraf.
De financiële kant
- Het bedrag zonder btw: uitgesplitst per tarief of vrijstelling
- Het btw-tarief: 6, 12 of 21 procent. Of vrijstelling, met verwijzing naar het wetsartikel.
- Het btw-bedrag.
Vanaf 1 januari 2026: e-facturatie #
Vanaf 1 januari 2026 verstuur je geen losse pdf meer naar andere bedrijven. Voor B2B-facturen gebruik je een gestructureerd elektronisch formaat, dit doe je via het Peppol-netwerk.
Wat betekent dat concreet voor jou?
Je boekhoudsoftware moet klaar zijn om e-facturen te versturen en te ontvangen via Peppol. Een pdf volstaat niet meer.
Met Moneybird factureer je nu al via Peppol. Jij factureert, de software doet de rest.
En wat kost het als je niet op tijd klaar bent? De boetes liegen er niet om:
- Eerste overtreding: € 1.500,00
- Tweede overtreding: € 3.000,00
- Derde overtreding: € 5.000,00
Wat gebeurt er als je factuur niet klopt? #
Twee dingen, allebei niet fijn.
Ten eerste verliest je klant zijn btw-aftrek. Vaak komt dat pas boven water tijdens een controle bij hem. En raad eens bij wie hij dan aanklopt? Juist, bij jou.
Ten tweede krijg jij een boete. De fiscus kan je beboeten voor het niet correct opmaken van facturen.
Spreekt je factuur de juiste taal? #
Factureer je als Vlaamse onderneming? Dan doe je dat in het Nederlands. Ook al werkt je klant in Wallonië of Brussel. Wil je je klant toch vriendelijk zijn? Maak dan een extra factuur in de taal van je klant. Zolang de officiële factuur in het Nederlands blijft, mag dat gewoon. Je klant krijgt zijn factuur in eigen taal, jij blijft wettelijk in orde.
Enige uitzondering: voor klanten in het buitenland (EU) mag je in een andere taal factureren: mits jullie die taal allebei begrijpen. Maar je moet nog altijd een Nederlandstalige versie achter de hand houden.