In deze artikelen vind je alle informatie over je administratie, van het belang van een goede factuurnummering tot hoe het werkt met terugvragen van kosten.
Je hebt geïnvesteerd in nieuw materiaal. Een laptop van €1.500,00, een firmawagen of een smartphone die je dagelijks gebruikt. De factuur staat op naam van je zaak. Prima. Maar wat nu? Hoe boek je die uitgave zonder dat de fiscus achteraf moeilijk doet?
Je staat voor een overvolle archiefkast. En je hebt absoluut geen idee waar die factuur van drie jaar geleden is gebleven. Komt de fiscus morgen langs, dan zit je met je vingers in je haar. Die nacht wordt 'm niet.
Een zelfstandige die dacht alles goed te doen. Tot de controle kwam. En toen bleek dat hij drie jaar lang privékosten had afgetrokken als beroepsuitgaven. De correctie? Duizenden euro’s aan belastingen. Plus een boete.
Je vriend schuift aan op het terras. Hij is net gestart als zelfstandige. Even toont hij zijn telefoon. "Zeg," zegt hij een beetje zenuwachtig, "ik snap hier geen snars van. Die 21%? Moet dat?" Je kent het gevoel wel. Die twijfel bij je eerste facturen.
Je krijgt een leuke opdracht. Een Nederlandse klant wil met jou samenwerken. Of iemand uit Frankrijk. Fijn toch? Maar dan slaat de twijfel toe. Moet ik hier nu Belgische btw op plakken? En betaal ik die dan zelf uit eigen zak?
Net begonnen? Of sta je op het punt om te starten? Je kijkt er naar uit. Eindelijk je eigen ding doen. Ondertussen praat iedereen van je vriendenkring over btw-aangiftes, sociale bijdragen en voorafbetalingen. Je krijgt er spontaan jeuk van. Moet jij dat allemaal zelf uitpluizen? En vooral: moet dat nu meteen of schuif je dat nog even voor je uit? Goed nieuws: de wet verplicht je nergens tot een boekhouder.
Je opent jouw boekhoudsoftware. Je vult de gegevens van je eerste klant in. Alles loopt via Peppol, dat nieuwe Europese factuurnetwerk. Geen gedoe meer met aparte mails of verloren pdf'jes. Toch sta je stil. Want het systeem vraagt: welk btw-tarief? Moet daar nu 21% op of gewoon €0,00? Wat als je het fout invult? Moet je dan plots duizenden euro's terugbetalen aan de fiscus?
Je start als zelfstandige met de beste bedoelingen. Eindelijk doe je waar je goed in bent. Klanten vinden, projecten opleveren, groeien. Toch staat de boekhouding vaak tussen jou en ondernemen in. Bonnetjes raken zoek. Facturen stapelen zich op. En voor je het weet, ben je meer tijd kwijt aan administratie dan aan klanten. Zonde.
Je hebt je werk gedaan, de klant is tevreden, je stuurt de factuur. En dan … stilte. Je belt. “Sorry, we kunnen niet betalen. De fiscus weigert onze btw-aftrek door jouw factuur.” Je mond valt open. Want jij deed toch gewoon je werk?
Vanaf 1 mei 2026 verandert de manier waarop de fiscus btw-tegoeden en -schulden verwerkt. Tot nu toe werden beide automatisch met elkaar verrekend op één rekening-courant. Dat systeem verdwijnt. In de plaats komt een btw-provisierekening. Daarop worden jouw tegoeden niet langer automatisch weggestreept tegen openstaande schulden. Jij beslist voortaan zelf of je een tegoed laat uitbetalen of aanwendt voor een volgende betaling.