- Administratie
- Leestijd: 2 minuten
Hoe lang je je facturen moet bewaren
Je staat voor een overvolle archiefkast. En je hebt absoluut geen idee waar die factuur van drie jaar geleden is gebleven. Komt de fiscus morgen langs, dan zit je met je vingers in je haar. Die nacht wordt 'm niet.
Maar adem even in. En uit. Het valt reuze mee. Met een paar simpele regels en een vaste routine kom je een heel eind. Gedaan met paniekvoetbal, hallo overzicht.
Waarom die oude facturen überhaupt bewaren? #
Simpel: zonder bewijs geen aftrek. Verlies je een factuur, dan kan de fiscus jouw beroepskosten of btw-aftrek weigeren. Dat tikt flink aan. Bewaar je alles netjes, dan slaap je rustig. Ook bij een controle sta je sterk.
Hoe lang? Eerst de hoofdregel #
Vroeger was het zeven jaar. Nu geldt tien jaar. Een factuur van januari 2025 blijf jij bewaren tot eind december 2035. Pas op 1 januari 2036 mag je het pas versnipperen.
Welke documenten vallen hieronder?
- inkomende en uitgaande facturen
- bankafschriften
- contracten en betaalbewijzen
- je boekhoudkundige dagboeken
Uitzonderingen waar je wakker van moet liggen #
Tien jaar is de basis. Maar sommige papieren moet je langer bijhouden. Soms véél langer.
Investeringen zoals een laptop of een bestelwagen
Bewaar die factuur tot zeven jaar na de laatste afschrijving. Een computer koop je in 2023. In 2026 is hij volledig afgeschreven. Dan mag je jouw factuur pas eind 2033 weggooien. Niet eerder.
Onroerend goed: hier wordt het serieus
Kocht je een pand of liet je je huis verbouwen? Dan praat je over een heel ander speelveld. Die facturen gaan namelijk 15 tot 25 jaar mee. Waarom zo lang? De fiscus mag de btw-aftrek op vastgoed tot 15 jaar controleren . En kies je ervoor om een nieuw gebouw met btw te verhuren? Reken dan op een herzieningstermijn van 25 jaar . Simpele oplossing: stop die documenten in een aparte map. Zo verlies je de facturen niet.
Mag het digitaal? En wat verandert er in 2026? #
Ja, digitaal bewaren mag zeker en is ook sterk aan te raden. Wel moet je drie dingen kunnen aantonen: de factuur is authentiek (echt van de afzender), niemand heeft de inhoud gewijzigd en je kunt hem over tien jaar nog lezen.
Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronisch factureren verplicht voor alle facturen tussen bedrijven (B2B). Geen schrik. Met Moneybird regel je dat automatisch. Jij merkt er weinig van, behalve dat er nog minder papier op je bureau belandt.
Wat verwacht de fiscus bij een controle? #
Die man of vrouw geeft je doorgaans een paar dagen of weken om de documenten boven te halen. Geen paniek dus aan de voordeur. Maar maak er geen gewoonte van om te treuzelen. Met een digitale kluis of een online boekhoudprogramma ben je sneller klaar dan iemand die archiefkasten staat open te breken.
Kan je een factuur niet voorleggen? Dan weigert de fiscus vaak je btw-aftrek. Een boete komt daar nog bovenop. Reken op snel enkele duizenden euro's verloren. Dat wil je zeker niet.