Je btw aftrekken: wat mag echt?

Goed nieuws: vaak mag het wel. Slecht nieuws: de fiscus laat foutieve of onvolledige facturen niet meer passeren. Dus lees even mee. Laten we die twijfel voorgoed wegwerken. Vanaf nu weet je precies waar je aan toe bent.

Wat is eigenlijk btw-aftrek? #

Btw-aftrek betekent dat je de btw die je betaalt op zakelijke kosten mag aftrekken van de btw die jij aan je klanten aanrekent. Betaal je meer btw aan leveranciers dan je ontvangt van klanten? Dan is het verschil terugvorderbare btw: de fiscus betaalt dat bedrag aan jou terug.

Ontvang je daarentegen meer btw van klanten dan je betaalt? Dan betaal je het verschil door aan de overheid. Om die btw volledig te kunnen aftrekken, heb je wel een geldige factuur nodig die aan alle wettelijke vereisten voldoet. Zonder correcte factuur vervalt je recht op aftrek.

Twee regels, meer niet #

Je mag btw aftrekken als aan twee dingen voldaan is:

• De aankoop dient uitsluitend voor je zaak. Met andere woorden het moet een beroepsmatig karakter hebben. Privé is privé.
• Je hebt een geldige factuur. Helder en eenvoudig.

Heb je geen factuur? Jammer, dan vervalt je recht op btw-aftrek.

Bonnetjes, offertes, orderbevestigingen en proformafacturen geven nooit recht op btw-aftrek. Alleen een definitieve, geldige aankoopfactuur telt voor de fiscus. Levert een leverancier een factuur met fouten? Dan zegt de fiscus vriendelijk maar streng: "Niet geldig. Geen aftrek mogelijk." Communiceer daarom onmiddellijk met je leverancier om het wel correct te laten opmaken of te corrigeren in geval van fouten.

Waaraan herken je een geldige factuur?  #

Een factuur moet altijd deze dingen bevatten. Vergeet er één, dan ben je je aftrek kwijt.

• Het woord “factuur” moet op het document vermeld staan.
• Uniek factuurnummer: opeenvolgend, zonder gaatjes.
• Jouw volledige naam, adres en btw-nummer en diezelfde gegevens van je leverancier.
• Een duidelijke omschrijving van de prestaties of aangekochte goederen.
• Totaalbedrag, bedrag exclusief btw en btw-bedrag moeten apart vermeld staan.

Niet elke factuur levert 100% btw-aftrek op #

Soms gebruik je een aankoop deels zakelijk en deels privé. Denk aan je gsm, internetabonnement of een laptop die je ook thuis gebruikt. Of je wagen: rijd je ermee naar klanten en naar de voetbal? Dan mag je enkel het zakelijke deel aftrekken. 

De fiscus laat je vaak werken met een percentage, maar je moet dat wel kunnen verantwoorden. Zomaar alles aftrekken zonder onderbouwing? Dat is vragen om problemen. Bespreek dus altijd met je boekhouder welk percentage in jouw situatie eerlijk en verdedigbaar is. Die voorkomt dat je later met een boete zit.

Dankzij boekhoudprogramma zoals Moneybird kan je zonder stress inkomende facturen verwerken met de juiste btw-tarieven.

Let op: Restaurantkosten? Daarop trek je geen enkele btw af. Ook niet als je met een klant eet.