De VZW voor Belgische Zelfstandigen

Wat houdt een VZW precies in? #

VZW staat simpelweg voor Vereniging Zonder Winstoogmerk. Het hardnekkige misverstand dat je geen cent mag verdienen bewaart men liever in een oud sprookjesboek. Je mag wel degelijk winst maken met evenementen, kantineverkoop of dienstverlening.

Het grote verschil met een standaard BV zit in de bestemming van het geld. Alle inkomsten moeten namelijk verplicht terugvloeien naar het maatschappelijke doel van jouw organisatie. Je keert dus geen dividenden uit aan jezelf of andere oprichters.

Welke organisatiestructuur heb je nodig? #

Binnen elke VZW spelen twee belangrijke organen een cruciale rol. Aan de ene kant heb je de algemene vergadering waarin alle leden samenkomen. Dit orgaan neemt de belangrijkste beslissingen en keurt de jaarrekening goed.

Aan de andere kant staat het bestuur dat de dagelijkse leiding op zich neemt. Dit bestuur vertegenwoordigt de vereniging naar de buitenwereld toe. Je bepaalt zelf hoe vaak het bestuur vergadert om lopende zaken te regelen.

De wet eist dat er minstens twee personen in het bestuur zetelen. Zorg voor een goede taakverdeling binnen dit team zodat niemand onder de werkdruk bezwijkt.

Het stappenplan voor een vlekkeloze opstart #

Sinds de invoering van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen richt je verrassend eenvoudig een vereniging op. Tegenwoordig hoef je daarvoor zelfs de deur niet meer uit. Via het digitale platform JustAct van de overheid regel je de hele opstart gewoon vanop je laptop met je eID of de Itsme-app.

Volg simpelweg deze chronologische stappen en je bent zo uit de startblokken:

1. Zoek minstens één partner want je hebt minimaal twee stichters nodig.
2. Stel de statuten op met alle duidelijke afspraken, spelregels en doelstellingen.
3. Dien je dossier digitaal in via JustAct voor de officiële publicatie in het Belgisch Staatsblad.
4. Ontvang meteen je unieke ondernemingsnummer via de Kruispuntbank van Ondernemingen, kortweg de KBO.

De statuten vormen het absolute fundament van je vereniging. Hierin beschrijf je tot in detail het doel van de organisatie en hoe beslissingen vallen. Omdat je alles online afhandelt en betaalt, bespaar je jezelf een fysiek verplaatsing naar de griffie van de ondernemingsrechtbank en stapels papierwerk.

Hoe hou je de boekhouding eenvoudig overzichtelijk? #

Kleine verenigingen hoeven gelukkig geen complexe financiële acrobatie uit te halen. De Belgische wetgever verplicht een vereenvoudigd systeem voor kleine VZW's. Je houdt simpelweg een strak kasboek en een inventaris bij van alle bezittingen en schulden.

In feite noteer je enkel wat er binnenkomt en wat er weer uitgaat. Je bundelt alle facturen, bonnetjes en bankafschriften netjes per datum. Met een handig platform zoals Moneybird koppel je die inkomsten en uitgaven moeiteloos aan je digitale administratie. Zo vermijd je een stoffige ringmap vol losse papieren op je bureau.

Elk jaar moet het bestuur de jaarrekening neerleggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Dit klinkt spannend maar het is eigenlijk gewoon een bundeling van je kasboek. Je toont hiermee aan de overheid dat alle cijfers kloppen.

Pas wanneer je vereniging zo sterk groeit dat je de wettelijke drempels voor omzet, personeel of bezittingen overschrijdt, word je als een grote VZW beschouwd en geldt de verplichting voor een dubbele boekhouding. Tot die tijd slaap je op beide oren met een vereenvoudigde administratie.

Twijfel je of jouw vereniging die drempels nadert? Een boekhouder rekent dat snel voor je na en helpt je op tijd de overstap naar een dubbele boekhouding te maken.

De fiscale spelregels #

Fiscaal gezien geniet een VZW van aantrekkelijke voordelen in vergelijking met een normale onderneming. Je valt namelijk niet onder de klassieke vennootschapsbelasting maar onder de rechtspersonenbelasting of RPB.

Bij de RPB betaal je voornamelijk belasting op specifieke inkomsten zoals onroerende inkomsten of opbrengsten uit roerende goederen. De winst die voortvloeit uit je gewone verenigingsactiviteiten blijft dus grotendeels onbelast.

Veel sociale en culturele organisaties genieten daarnaast een vrijstelling van btw. Verkoop je echter op regelmatige basis spullen of diensten aan derden? Dan controleer je best even of je verplicht een btw-nummer moet aanvragen.

Hoe zit het met vrijwilligers en personeel? #

Veel verenigingen drijven volledig op de inzet van enthousiaste vrijwilligers. Je mag deze mensen een onbelaste vrijwilligersvergoeding uitkeren voor hun geleverde inspanningen.

Houd hierbij wel rekening met de wettelijke dag- en jaarmaxima voor vrijwilligerswerk. Overschrijdt een vrijwilliger deze grenzen? Dan beschouwt de fiscus de vergoeding als een belastbaar loon.

Wil je VZW op termijn vast personeel in dienst nemen? Dat kan absoluut, maar dan moet je je aansluiten bij een sociaal secretariaat. Op dat moment gelden immers dezelfde regels als voor gewone werkgevers.

Waarom is een VZW de juiste keuze voor jou? #

Een VZW biedt je project de nodige juridische bescherming en structuur. Het geeft je vereniging een professionele uitstraling richting sponsors en gemeenten.

Bovendien kunnen subsidies eenvoudiger worden aangevraagd wanneer je een officiële rechtspersoon bent. Je scheidt je privéleven volledig van de activiteiten van de club.