- Administratie Boekhoudbegrippen
- Leestijd: 2 minuten
Wat is klantenlisting?
Het is weer zover. Die jaarlijkse vraag die opduikt net wanneer je agenda uitpuilt: moet ik eigenlijk een klantenlisting indienen? Je hoort de ene zelfstandige zeggen dat het verplicht is, de ander haalt zijn schouders op. Ondertussen tikt de kalender gewoon door richting 31 maart. Geen zorgen. We zetten alles helder voor je op een rij. Zo weet jij straks precies wat je moet doen, zonder gedoe.
Hoe zit dat precies met die klantenlisting? #
De klantenlisting. Ook wel btw-listing genoemd. Of in gewone mensentaal: je rapporteert aan de fiscus aan welke Belgische bedrijven jij meer dan 250,00 EUR factureerde in het voorbije jaar. Waarom? Zodat de btw-administratie kan zien wie met wie zaken doet. Een soort netwerkkaart van de Belgische economie, zeg maar.
Jij dient die lijst jaarlijks in via Intervat. Simpel toch?
Voor wie is klantenlisting verplicht? #
Goede vraag. Laten we met de deur in huis vallen: als je btw-plichtig bent, moet je een klantenlisting indienen.
Dat geldt dus voor:
- Zelfstandigen in hoofdberoep.
- Bijverdieners in bijberoep.
- Eenmanszaken.
- Vennootschappen.
Ook al geniet je van de btw-vrijstellingsregeling (vrijstelling van btw omdat je omzet onder 25.000,00 EUR blijft), dan nog moet je indienen. Geen uitzondering.
Alleen wie door de aard van zijn activiteit nooit btw-plichtig is, hoeft niets te doen. Denk maar aan bepaalde artsen, kunstenaars, journalisten, dat soort beroepen. Maar heb jij naast zo'n vrij beroep ook een btw-plichtige activiteit? Dan dien je voor dát deel wel in.
Welke klanten zet je op de lijst? #
Stel je voor: je opent je facturatie van vorig jaar. Je scrollt door de lijst. Wie moet er eigenlijk op?
Hou dit rijtje in je achterhoofd:
Wel vermelden
- Belgische bedrijven (btw-plichtig of vrijgesteld, maakt niet uit).
- Aan wie je in totaal meer dan 250,00 EUR (excl. btw) factureerde.
Niet vermelden
- Particulieren. Die horen er nooit op.
- Bedrijven waaraan je 250,00 EUR of minder factureerde.
- Buitenlandse klanten.
- Beroepen die door hun aard niet btw-plichtig zijn (die ene zelfstandige kinesist bijvoorbeeld).
Even checken dus: Belgisch bedrijf en boven de 250,00 EUR? Op de lijst erbij.
Wat nu als je lijst leeg is? #
Herkenbaar? Je werkt vooral met particulieren. Of je facturen blijven vaak onder die 250,00 EUR. Dan blijft je klantenlisting waarschijnlijk leeg.
Gedaan met de administratie, denk je dan. Maar nee. Ook dan moet je iets doen. Je dient een nihil-listing in. Een lege lijst, maar wel eentje die je officieel meldt aan de fiscus. Zo weten zij dat je geen klanten over het hoofd ziet.
Let op: Vanaf 2026 is die nihil-listing verplicht voor elke btw-plichtige onderneming. Vroeger mochten kleine ondernemingen het soms achterwege laten als er niets op stond. Die tijd is voorbij. Iedereen dient nu in, leeg of niet.
Wanneer moet het gebeuren? #
De fiscus houdt van duidelijke deadlines. Dus noteer 31 maart in je agenda. Dat is de dag waarop je listing binnen moet zijn.
- Voor het jaar 2025 dien je in vóór 31 maart 2026.
- Voor het jaar 2026 dien je in vóór 31 maart 2027.
Zo gaat dat elk jaar. Wie te laat is, riskeert hoge boetes. Gewoon op tijd indienen is de boodschap. En met Moneybird? Die heeft je listing allang klaar staan. Jij hoeft alleen nog maar te versturen.
Waar het op neerkomt #
Een klantenlisting klinkt ingewikkelder dan ze is. Even je facturatie checken, zien of er Belgische bedrijven boven de 250,00 EUR zitten. Zo ja, op de lijst. Zo nee, dan dien je een lege lijst in. Meer moet dat niet zijn. En volgend jaar weer raak.