Zo factureer je een voorschotfactuur zonder fouten

Van de btw-regels tot de nieuwe e-factuurplicht in 2026, je leest het hieronder allemaal.

Wat is een voorschotfactuur eigenlijk? #

Een voorschotfactuur is een officieel document. Geen vrijblijvende proforma die je makkelijk in de prullenbak gooit, maar een papier met juridische en fiscale tanden. Je stuurt hem naar je klant voordat je de dienst of het product hebt geleverd. Het doel: een gedeeltelijke vooruitbetaling vragen. Het resterende bedrag factureer je later via een eindfactuur.

Ter illustratie
Je krijgt een opdracht binnen van €2.000, exclusief btw. Jullie spreken af dat je 30% vooraf factureert. Dan maak je een voorschotfactuur van €600 exclusief btw. Tegen 21% btw komt daar €126 bovenop. De totale factuur die je naar je klant stuurt, is dus €726.

Zodra de klus geklaard is, maak je de slotfactuur op. Daar zet je het totale projectbedrag op, trek je het voorschot eraf met vermelding van het factuurnummer en factureer je het resterende saldo.

Waarom zou je er één gebruiken? #

Er zijn een paar goede redenen om voor een voorschotfactuur te kiezen. Eens kijken of jouw situatie ertussen zit:

• Je wilt je projectkosten voorfinancieren. Langlopende projecten of opdrachten met hoge materiaalkosten slokken snel je budget op.
• Je wilt risico's beperken. Stel dat een klant op het laatste moment annuleert.
• Je wilt je cashflow een boost geven. Zeker bij grote of langdurige opdrachten kan een voorschot het verschil maken tussen slapeloze nachten en een gezonde financiële buffer.

Hoe verschilt zo'n factuur van een gewone? #

Op het eerste gezicht lijken ze als twee druppels water. Beide moeten voldoen aan de wettelijke factuureisen. Maar er zijn een paar cruciale verschillen:

• De gewone factuur gaat na de levering de deur uit. De voorschotfactuur doe je dat vóór de levering.
• Je moet er duidelijk op zetten dat het om een voorschot gaat. Anders raakt je klant in de war. Het woord “voorschot” moet duidelijk op vermeld staan.
• Je factureert slechts een deel van het totaal, niet het volledige bedrag.
• Een voorschotfactuur vraagt altijd om een eindfactuur om de boel af te ronden.

Let wel: een voorschotfactuur moet je vooraf bespreken met je klant. Zet die afspraak zwart op wit in je offerte.

Ontdekte je achteraf een fout in het bedrag of percentage van je voorschotfactuur? Los dat netjes op met een creditnota, in plaats van de factuur zomaar aan te passen.

Moet er btw op? #

Ja, daar kom je niet onderuit. Een voorschotfactuur is op dat vlak geen uitzondering. Je vermeldt er gewoon btw op, net als bij een gewone factuur. Het btw-tarief moet wel overeenkomen met wat je op de eindfactuur zet.

Er zijn slechts twee uitzonderingen:

• Je levert diensten of producten die vrijgesteld zijn van btw.
• Je levert aan een buitenlandse klant en je verlegt de btw.

Cruciaal om te onthouden: zodra je een voorschotfactuur uitschrijft of het voorschot ontvangt, wordt de btw onmiddellijk opeisbaar. Je geeft die btw dus aan in de aangifte van de periode waarin je de factuur hebt opgesteld. Niet wachten tot de eindfactuur, want dan ben je te laat.

De e-factuurverplichting in 2026 #

Vanaf 1 januari 2026 verandert er iets belangrijks. Alle Belgische btw-plichtige ondernemingen moeten dan gestructureerde elektronische facturen gebruiken voor hun B2B-transacties. De verzending gebeurt via het Peppol-netwerk. Een simpele pdf per e-mail is dan verleden tijd.

Facturen moet je kunnen versturen en ontvangen in een gestructureerd formaat, van software naar software. Wie de dans ontspringt, riskeert boetes tot €5.000. Geen grapje dus.

Een facturatieprogramma tilt het zware werk uit handen. Bedragen verschijnen als vanzelf, de btw klopt tot op de cent en je facturen voldoen moeiteloos aan alle regels. Tijdwinst en minder hoofdpijn. Een tool zoals Moneybird helpt je daarbij, speciaal voor ondernemers die geen tijd hebben voor gedoe. En je bent peppol-klaar.