- Administratie
- Leestijd: 3 minuten
Creditnota: jouw redding bij factuurfouten
Je kent het wel. Je verzendt je verkoopfactuur, staat net op om je koffie te pakken en dan schiet het door je hoofd: verkeerd aantal, verkeerde prijs, korting vergeten … Je voelt die steek in je maag. Want een factuur kun je niet zomaar terugdraaien. Negeren? Geen optie. De fiscus ziet dat als een kwade trouw.
Gelukkig is er een redder in nood: de creditnota. Denk erom als een soort reddingsboei voor je boekhouding. Je maakt de fout ongedaan zonder rompslomp. In dit artikel leggen we het haarfijn voor je uit.
Wat is dat precies, zo’n creditnota? #
Een creditnota is een negatieve factuur. Waar een gewone factuur een vordering creëert, haalt een creditnota die vordering weer weg. Of een deel ervan. Je schrijft hem uit naar je klant en vertelt daarmee: “Sorry, die eerste factuur klopte niet. Hier is de rechtzetting.”
Belangrijk detail: je mag een foute factuur nooit zomaar wissen of aanpassen. Een uitgereikte factuur is een wettelijk bewijs. De creditnota laat zien wat er echt gebeurd is. Met Peppol ben je vanaf het moment van verzenden definitief, want het netwerk laat geen enkele aanpassing toe aan eenmaal verstuurd.
Wanneer grijp je naar dit wondermiddel? #
Een paar voorbeelden uit de praktijk. Herken je één van deze?
- Te veel aangerekend: Jij factureert 100 stuks, klant krijgt er 90. Simpel: creditnota voor 10 stuks.
- Retour van kapotte spullen: Klant stuurt een defect product terug. Jij crediteert het volledige bedrag.
- Korting achteraf: Een trouwe klant verdient 5% extra korting, maar pas na de factuur. Geen probleem.
- Annulering van een dienst: De opdracht gaat niet door. Helaas, de factuur staat al buiten.
Zie je het patroon? Telkens hetzelfde verhaal: jij moet iets rechtzetten. En dat doe je met een creditnota.
Welke verplichte info mag niet ontbreken? #
Even opletten. Een creditnota is geen vrijbrief om slordig te zijn. De wetgever wil duidelijke regels zoals bij een normale factuur. Zorg dus dat jij het volgende vermeldt:
- Het woord ‘creditnota’ (of ‘creditfactuur’)
- Jouw btw-nummer en dat van de klant
- De datum waarop je hem uitreikt
- Factuurnummer: gewoon het volgende uit je factuurreeks of een aparte reeks (beide mag)
- Verwijzing naar de originele factuur: datum en nummer
- Waarom je crediteert, bijvoorbeeld “retour wegens fabricagefout”
- Het bedrag zonder btw (maatstaf van heffing), btw-bedrag en totaal apart
Werk je met een slim programma zoals Moneybird? Dan maak je in een paar muisklikken een creditnota aan.
Wat gebeurt er met je btw-aangifte? #
Je mag de originele factuur niet negeren. Nooit. Zelfs niet als je hem later crediteert. Zo werk je het correct uit:
- Eerste factuur: je geeft hem braaf aan in de periode van uitreiking. Ook al klopt hij niet.
- Creditnota: je geeft hem aan in de periode van uitreiking. Daarmee verminder je jouw omzet en jouw verschuldigde btw.
Ter illustratie
Januari: factuur van €1.000,00 + 21% btw.
April: creditnota van €200,00 + 21% btw.
In je btw-aangifte van het eerste kwartaal (januari) geef je de volle €1.000,00 aan.
In het tweede kwartaal (april) trek je er €200,00 af van je omzet, en €42,00 van je verschuldigde btw.
Duidelijk, toch?
Wanneer je klant failliet gaat: ook dan gebruik je een creditnota #
Als je klant failliet gaat, mag je een creditnota opmaken voor de onbetaalde factuur. Je betaalt daardoor minder belasting, want je haalt die omzet uit je boekhouding en je krijgt de btw terug. Maar de fiscus laat je niet zomaar wegkomen: je moet wel kunnen bewijzen dat je alles hebt geprobeerd. Denk aan aangetekende aanmaningen, een ingebrekestelling, …